K čemu slouží workmapa a jak díky ní uzavírám zakázky

Každý z nás už asi někdy slyšel o myšlenkové mapě, ale co taková workmapa? Musím se přiznat, že workmapa není žádný plošně užívaný termín. Už ani nevím, jestli jsem si to označení vymyslel, nebo ho ukradl nějakému start-upu v Silicon Valley. Každopádně ho, ale uslyšíte celkem často v tomto článku. Workmapy používám na denní bázi a troufám si říct, že díky ní uzavírám více zakázek s většími klienty.

Co je to workmapa?

Jak bylo nastíněno výše workmapa je myšlenková mapa všech kroků nutných k dokončení daného projektu. Osobně ji používám z několika důvodů:

1. Ukáže klientovi, kolik je za výsledkem práce. Že to není o tom sednou si a namalovat web nebo aplikaci.
2. Klient má přehled o tom, co je hotové a jaké fáze budou následovat.
3. Slouží i pro můj přehled. Vím, jaké fáze budou následovat, jak moc jsou časově náročné a kdo je bude vypracovávat.
   

Takže workmapa je takový superman mezi projektovým řízením, úspěšným proposalem a klientovým klidným spaním.

Tvorba probíhá jako u každé myšlenkové mapy, takže papír a tužka stačí. Každopádně doporučuji využívat nějakou cloud-based aplikaci, protože bude k dispozici pro všechny a vždycky bude aktuální. Budete ji totiž často upravovat (měnit barvičky, přidávat nové stránky a sekce). Momentálně používám spojení Mindmup a Asany.

Klient rozumí svému podnikání

Klient často neví, kolik práce je za výsledkem, který poptává, což je úplně normální. Taky neznám, kolik kroků je nutné, aby byl vytvořen procesor počítače, nebo kolik úsilí stojí za vytvořením solárního panelu. Je tudíž jasné, že pro klienta je občas nepochopitelné, proč mu ukazujete určitou částku za danou práci. Pokud totiž žije v tom, že něco stojí tolik a tolik (často kvůli předchozí zkušenosti), je těžké mu na místě změnit názor. Nenuťte klienta rozumět vaší práci.

Většina “lepších” klientů rozumí, že může být rozdíl mezi webem a webem. Že záleží, kdo ho tvoří a jaké všechny kroky při jeho tvorbě použil. K tomu je přesně ideální workmapa. Ukáže klientovi, kolik je za výsledkem práce a sám klient uzná, že předchozí zkušenost, kterou měl např. s tvorbou webu, byla hodně osekaná. Nedělal se třeba žádný výzkum a testování. Toto je váš argument, proč daný projekt stojí tolik, kolik stojí. 

Když máte v ruce pevný argument, je vaše pozice vždy lepší. Zároveň máte jistotu, že nezapomenete na žádnou důležitou fázi při projednávání celého projektu a odhadu časové náročnosti.

Ukázky UX workmap

Abychom se nebavili jen teoreticky, přikládám zde ukázku workmapy, kterou mám jako základ v mém UX Kitu. Tuto mapu drobně upravuji před každou zakázkou a čas od času ji aktualizuji novou větví úkolů.

Fáze, které používám při tvorbě workmapy

Jak je vidět v mapě výše, vycházím vždy ze 4 fází:

1. Výzkum a analýza,
2. Příprava interaktivního prototypu,
3. Uživatelské testování,
4. Dohled na vývoj.
   

Ne vždy provádím všechny 4 fáze s daným klientem, ale ve většině případů proběhne v určitém měřítku každá fáze. Workmapa mi slouží jako odrazový můstek při plánování celé zakázky, a proto ji mám připravenou v maximální možné velikosti. Je jednodušší promazávat úkony než je pořád dokola přidávat. 
Pokud je mým úkolem něco menšího, jako například prodejní Landing Page na novou kampaň, není samozřejmě potřeba dělat tyto fáze v rozsahu, které popisuje mapa. I tak mi ale dává nějaký nadhled na co by se nemělo zapomenout a co minimálně zvážit.

Výzkum a analýza

První fáze je fáze objevování. Poznáváme klienta, tým a jeho business. Je důležité být na stejné vlně a znát v danou chvíli trh. Občas se stane, že se tato fáze dělá vícekrát v procesu projektu, protože se něco drastického změnilo. Od toho, že konkurence přišla s něčím novým, až po změnu priorit na straně investora. Pak samozřejmě není potřeba dělat celou tuto fázi znovu, ale jen její část.

Po úvodních briefech se všemi stakeholdery se hned přesuneme na kontrolu nastavení nástrojů. Všechny tyto nástroje sbírají data a pokud nějaké chybí, nebo jsou špatně nastavené, chcete je opravit co nejdříve, abyste měli dobré spektrum dat (před výplatami zákazníků, po nich atd.)

V rámci briefů aktualizujeme nebo zcela znovu vytváříme persony a customer journey, ideálně na společném workshopu se stakeholdery. Občas jsou persony nespecifické a neobsahují vše co by měli. Součástí aktualizace person bývá i kvantitativní a kvalitativní výzkum, který doplní pohled a znalosti stakeholderů o reálný pohled a potřeby zákazníků. 

Fáze výzkumu je asi nejvíce pohyblivou částí v této fázi, protože se může velice lišit projekt od projektu. Myslete na to, že v některých případech je ho potřeba dělat mnohem více. Primárně dělám pro e-commerce segment a tam výzkum není tak náročný, jako například v SaaS odvětví.

V poslední řadě dělám analýzu přímé a nepřímé konkurence a podobných projektů v zahraničí. Nemůžete jen tak něco vzít a “importovat” to na náš trh, ale základní pohled na věc vám to dá.
PS: Ideální je koukat po case study podobných projektů v zahraničí, protože tam občas zmiňují painpointy, kterým se budete moci vyhnout.

Příprava interaktivního prototypu

Jádrem projektu a výstupem je interaktivní prototyp. Vím, že se opakuji, ale interaktivní prototyp není ani obrázek z Photoshopu, ani screeny ve Figmě nebo Sketchi. Je to komplexní model, kterým můžete vy, klient nebo uživatel procházet. Myslete prosím na to. Nevím už kolikrát jsem se setkal s pouhými obrázky, které měli do prototypu daleko. 

Před tvorbou samotného prototypu připravuji informační architekturu celého webu nebo aplikace. To nám dá finální pohled na strukturu celého projektu. Architektura obsahuje samozřejmě i strukturu daných stránek a jejich navázání. Dobré je pracovat i s makro a mikro konverzemi (vždy dělám makro červenou barvou a mikro oranžovou, ale tohle je na vás). 

Stránky rozděluji na primární a sekundární:

• Primární - ty bez kterých se projekt nedostane do MVP - Homepage, košík, produktový výpis a detail, uživ. profil.
• Sekundární - ty bez kterých MVP bude fungovat - stránka O nás, FAQ, Kontakt, Kariéra, atd.
  

Toto určí, kam musíme s klientem směřovat naší pozornost. Projekt většinou vytvářím v takových dvou vlnách, kdy se primární stránky pošlou do vývoje začne se dělat na sekundárních. Tím zamezíte tomu, že když se něco protáhne (a ono se určitě něco protáhne) budete mít připravené to nejdůležitější na testování a napojování pro vývoj.

Uživatelské testování

Kdo provádí uživatelské testování ví, že se dá testovat jak čistě wireframe, tak i interaktivní, grafický (UI) prototyp. Asi bychom tu našli dvě skupiny lidí, co budou tvrdit, jaká cesta je lepší. Osobně zastávám názor, že ani jedna. Vždycky totiž záleží na situaci:

Testování pouze wireframu je

• Méně přesné,
• Levnější,
• Rychlejší.
  

Testování prototypu s grafikou (UI) je

• Více přesné,
• Dražší (už proběhla práce UI designera),
• Delší (každý změna prochází znovu UX a UI).
  

U většiny projektů doporučuji druhou variantu, protože i když zastávám “Done is better than perfect” uživatelé jsou často bez finální grafické podoby ztraceni a zaměřují se na to, jak to celé vypadá “jinak”, než na váš připravený scénář.

V rámci testování person (z první fáze) byste měli mít kontakty na cílové skupiny. Obvolejte je a vysvětlete jim, proč je budete potřebovat. Zastoupení testerů je nutné mít přibližně podobné jako je zastoupení person (ideálně totožné). Občas to někteří odvolají a pak můžete vycházet z jemně zkreslených údajů. 

Např. víte že máte cílovou skupinu 70 % ženy a 30 % muži. Pozvete tedy 3 ženy a 2 muže na testování. Bohužel vám to dvě ženy před testem odřeknou z osobních důvodů a vy máte najednou zkreslené výsledky. 

Forem uživatelského testování je několik. Osobně připravuji scénáře a vedu znovu hloubkové rozhovory ohledně jejich zkušenosti s prototypem a konkurencí. Uživatelé mají vždy zkušeností s podobnou věcí u konkurence a je dobré vidět jejich pohled na věc. Třeba se i něco přiučíte.

Samozřejmě jako zakončení této fáze je vypracování nových podkladů pro UI designera a vývoj s poznatky z testu.

Dohled na vývoj

Poslední fáze, která se často opomíjí. Práce UX/Product designera ještě zdaleka nekončí. Hotovo má až tehdy, když je celý web/appka hotová a vypuštěna ven. Dohled na vývoj je neskutečně důležitá část, protože často se na něco opomene, nebo to není pochopeno tak, jak to bylo zamýšleno. Nebudeme si nic nalhávat. On se občas vývoj na něco vy(se)kašle.

Vaše práce je vaše vizitka, a proto si pohlídejte její formu, kterou uvidí ostatní. Mohlo by se stát, že bude vaše práce hodnocena špatně jen kvůli tomu, že vnikne nějaký komunikační šum. 

Projektové řízení

Workmapa je ideální pro projektové řízení. O tom vám moc neřeknu, protože nejsem zkušený projekťák. Zvládnu si řídit jen projekty, které z velké části dělám, a proto vím, co se v nich děje. Každopádně vím, že projekťáci používají mapu jako nástřel úkolů do Asany nebo jiného nástroje.

Klient má přehled

Poslední krátký bod je přehled klienta. I když se může zdát, že to je banalita, jedná se o nesmírně důležitou věc. Klient si může pak v každé fázi zakázky mapu otevřít a vidět v jaké fázi jsme, co máme hotové a co bude následovat. Velice rychle a lehce.

UX Kit

Workmapa je součástí mého UX Kitu, který mimo mapy obsahuje i briefy, šablony na persony a proposaly. Jedná se o balíček všeho co potřebuje freelance UX designer nebo menší designové studio. Více o UX Kitu.