Jak připravit zadání tvorby webu

Pro podnikatele
25
.
March
,
2020
Osnova

Hodně lidí a firem podceňuje zadání webu. A právě proto jim vytvořené weby nefungují. Jejich tvorba se prodražuje a často se ani nevyřeší problém, kvůli kterému se web začal tvořit nebo redesignovat. Správné zadání je základním kamenem každého projektu, tak proč ho tolik lidí opomíjí? Z mé zkušenosti je to často neznalost toho, co musí zadání obsahovat. Neznalost jazyka lidí, kteří zadání posléze čtou a obecná lenost vypracovávat hodiny “kus” papíru. 

Myslete na to, že i když budete mít nevyhovující zadání, studio které vám web tvoří by si ho mělo vytvořit samo (s vaší pomocí na workshopu), a tím vykompenzovat vaší potenciální neznalost. Zadání je dobré pro první pohled na tvorbu webu, rozhodně to není finální dokument, podle kterého se web tvoří. To je komplexní Design brief.

V tomto článku vám popíšu celý postup tvorby zadání, jaké má obsahovat části a jak ho tvořím já se svými klienty.

Informace, které potřebujete vědět ještě dříve než začnete

Informace do článku jsem čerpal z mých interních materiálů, podle kterých postupuji. 

Vám mohou posloužit buď jako:

  • návod, pokud si vytváříte zadání sami,
  • inspirace, pokud upravujete svůj postup a své zadání.

Má workflow se ladí s každým novým webem a jelikož nedělám projekty za pár desítek tisíc, je potřeba mít tento proces do puntíku zpracovaný. Ušetříte tím primárně čas klienta a vyhnete se jeho nespokojenosti.

Pro koho je tento článek vhodný?

Přiznejme si, lidé dnes nechtějí ztrácet čas. Ani vy ho nechcete marnit. Pojďme si říct, komu článek nejlépe poslouží.

Osobně vnímám dvě velké skupiny, a to:

  • podnikatele, kteří si chtějí vypracovat dobré zadání pro externí dodavatele,
  • agentury / interní oddělení / freelancery, kteří potřebují inspiraci, jak zefektivnit své procesy. Ať už interní, nebo u klientů.

Aby těch omezení nebylo málo, přidává se k nim i velikost projektu. Pokud tvoříte web za 10.000 ,-, mám špatnou zprávu. Tento postup se vám nevyplatí implementovat. Je až příliš podrobný. Pokud realizujete web za 10.000.000,-, tak jsem zase poslem špatných zpráv. Tento postup pro vás bude naopak moc stručný. 

Dobrou zprávou je, že tento článek má i projekt, pro který se tento postup vyplatí. A tím jsou projekty v řádech stovek tisíc korun až milionů za web. Pokud je váš projekt mimo toto rozpětí nemusíte hned věšet ramena a odcházet. Nechte se inspirovat. Nikdy nevíte, kdy se vám to bude hodit.

Proč je důležité mít dobré zadání?

Na první pohled jasná otázka, kterou už jsem nakousl výše, ale pojďme se nad ní více zamyslet a ukázat si to na příkladu. Zadání má vše. Bez zadání nejde předat úkol. Nám ale nejde o jednoduché zadání typu. „Potřebujeme web. Je nutné ho mít hotový k 26.2. kvůli konferenci a měl by být napojený na nějaké CMS.” Ne. Toto opravdu není dobré zadání. Tedy… stručné zadání to je, ale velice nedostačující. Uvedu příklad, kde to půjde více pochopit. Kdo nějakou dobu čte můj blog ví, že weby a e-shopy přirovnávám k domům či bytům. Nebojte i zde využijeme toto přirovnání. 

Představte si, že potřebujete novou kuchyň. Najdete si super designera Frantu a domluvíte se na první schůzce. Franta přijde na čas a vy mu začnete vyprávět, proč chcete novou kuchyň a co by měla umět. Pokud mu neřeknete nic víc, ví Franta asi tak stejně jako designer v příkladu s webem výše. Když přidáte i půdorys místnosti, ví něco víc a pokud si spolu dáte schůzku a ukážete mu, jak vaříte, kde se pohybujete, kolik měříte, kde chcete mít nože a kde pánvičky, je Franta schopný vypracovat mnohem lepší návrh celého procesu tvorby kuchyně. 

To stejné platí i u webů. Práce na zadání je občas zdlouhavá (10 - 20 % celého času tvorby webu zabere project management), ale je nezbytná pro výsledek, kterého chcete dosáhnout. 

Návod na postup tvorby zadání v 6 krocích

Už vás nebudu déle napínat. Vrhneme se na samotné zadání a jeho tvorbu. Popíšeme si každou sekci a jaké body musí obsahovat, aby druhá strana věděla, o jaký jde projekt, jak dlouho zabere a kdo se na něm musí podílet. 

Nezaměňujte zadání webu s Design briefem, kde se věci probírají dopodrobna. Uvedu rychlý příklad. V zadání nebudete řešit jednotlivé možnosti dopravy zboží, protože to není v tuto chvíli důležité. Budete řešit jen to, že web bude prodávat zboží a bude mít nějaké způsoby dopravy.

Záměr

Záměr neboli hlavní problém je asi nejčastější kámen úrazu. To, proč projekt často děláme, je ta nejdůležitější informace, která se občas nedostane do správných rukou. Nebo ji naopak, jak při tiché poště, dostanete v jiném změní než má být. 

Doporučuji dát na tuto část velký pozor a zapojit do ní co nejvíce klíčových lidí. Záměr neurčuje jen CEO, ale i lidé ze zákaznické podpory, z obchodu, marketingu atd. V této sekci je dobré si určit i jasný cíl (nebo nějaké KPI´s), podle kterého budete schopni rozhodnout, jestli nový web/redesign splnil očekávání, které jste měli.

Tuto část osobně dělám pak ještě jednou s klientem, abych se před samotnou tvorbou webu ujistil, že máme všichni stejný pohled na danou problematiku.

Služby a produkt

Každý by měl rozumět tomu, co bude váš hlavní přísun peněz. Tato sekce poslouží pro popis produktů a služeb, které bude web nabízet. Než začnete psát sáhodlouhé eseje o tom, co všechno dokážete, zastavte.

Vždy klientům doporučuji sepsat jednu obsáhlejší větu. Zaměřte se jen na to, co opravdu tvoří vaší firmu. Představte si, že jste v hospodě a máte popsat svou firmu novému člověku na baru. Ideálně ve 20 sekundách. Máte to? Potom máte i tuto sekci.

Pokud máte složitější pole podnikání, je dobré pod tuto větu celé vaše “řemeslo” trošku objasnit, aby designer věděl, kde má přesně hledat dané informace. Ale to, co jsem psal výše pořád platí. Napište to jednou jasnou větu, která vás vystihuje.

Koncept a konkurence

Když máte definovaný záměr, je dobré se zaměřit i na samotné řešení. Sepište všechny USP, neboli výhody oproti konkurenci, a zamyslete se nad tím, jak nebo čím vyčníváte z davu. Všechny čtenáře moc a moc prosím. “Jsme levní” nebo “máme často slevy” nejsou USP a dejte o nich ruce pryč.

Dále určitě popište více přímou a nepřímou konkurenci. A přidejte co nejvíce informací o nich víte. Účelem webu je se i odlišit a vám moc nepomůže, když se navrhne na chlup podobný web, který má váš největší rival.

Poslední část této sekce se věnuje makro a mikro konverzi. Určete si co chcete, aby zákazník udělal. 

  • Makro konverze jsou většinou jasné - nákup, poptávka, atd. 
  • Ale u mikro si můžou UX Designeři vyhrát. Je pro vás důležitější like / follow na sociálních sítí, nebo zapsání do newsletteru? A jaké zapsání? Za stažení e-booku nebo odebírání novinek? Anebo úplně něco jiného, jako navštívení kariérní stránky? 

Toto je jen a pouze na vás.

Zákazník

A jsme u zákazníka, dalšího oříšku celého postupu. To, že většina firem nemá definovaného zákazníka pomocí person, nebo jiných metod, je už ohraná písnička. 

Problém nastává, když vám někdo řekne nebo si myslí, že jeho zákazníci, cituji “přece všichni”. Na tuto větu jsem doslova alergický a obratem odpovídám “Takže vaše výrobky kupují děti v Jižní Americe?” Nikdy a nikdo nemá zákazníky všechny. To je bohužel pouze lenost nebo nevědomost toho, jak stanovit danou skupinu. Pokud si nevíte rady, jak persony vytvořit, mám pro vás návod a šablony, které všechno osvětlí.

Dalším bodem jsou Customer Journey. Jedná se o cesty zákazníka a jeho život u vás (jak na webu, tak před ním a po něm). Customer Journey jsou už celkem složité téma a pokud nevíte, jak na něj, tak nad tím ani neztrácejte čas. Jejich vypracování se jen tak nenaučíte a je výhodnější to předat někomu zkušenějšímu.

Marketing

Ať se nám to líbí nebo ne, myslím tím designerům, marketing je obrovskou součástí každého webu. Proto je důležité sepsat všechny kanály (jak online, tak offline), kterými se na web budou přivádět lidi a kam povedou.

Pokud budete mít sice hezký web ale bez lidí, svého cíle určitě nedosáhnete. Jestli byl váš cíl, mít hezký web bez lidí, tak se omlouvám a mohu jen pogratulovat. Všichni ostatní se budou muset holt věnovat i této sekci.

Osobně vždy doporučuji počítat s aktivitami až na dva roky dopředu. Spousta věcí se může změnit a na ty budete reagovat operativně, ale základ by měl být stejný. Designeři pak mohou připravit více fází webu a práci rozdělit na etapy. Což může odlehčit firemní budget.

Základní info

Když byla řeč o budgetu, zde je na něj prostor. Za nic se neschovávejte a buďte upřímní. Druhá strana musí vědět, jestli staví web za 200.000,- nebo milion. Dost to ovlivní fázi výzkumu a testování. S budgetem buďte ale realisti, abyste neskončili s prďáckým výzkumem, ale bez dodělaného webu.

Další důležitý ukazatel celého projektu je omezení. 

Rozděluji omezení na těchto pár typů:

  • Časové omezení spuštění (musíme web spustit do tohoto data) – veletrh, vypuštění nového produktu, narozeniny pana ředitele.
  • Technická – web má nějaký back-end nebo propojení na další web, či databáze, musí běžet na tomto CMS atd.
  • Legislativní – nemůžeme říkat toto nebo toto, kvůli legislativě. Naopak na webu musí zaznít toto a toto, kvůli legislativě.
  • Lokalizační – web se bude překládat do těchto jazyků. Toto je nejspírně důležité pro design, proč? Protože slovo “sleva” je v maďarštině “kedvezmény”. Toto může dost ovlivnit desing, protože se dané slova prostě nemusí vejít do připraveného designu.

Poslední část zadání vždy věnuji osobním preferencím klienta. Zde je dobré přidat 3 stránky nebo sekce stránek, co se vám líbí a 3, co se vám nelíbí. Je důležité je taky patřičně popsat. Každý designer přistupuje k řešení problému po svém a je dobré ho trošku nasměrovat. 

Gratuluji, pokud jste dočetli až sem, máte základní povědomí o tom, proč je důležité vytvořit pořádné zadání, a jak vám může dopomoci k zdárnému výsledku, který očekáváte. 

Jak bylo řečeno, zadání můžete tvořit buď sami nebo ve spolupráci s design studiem. Pokud děláte velký projekt, doporučuji si na zadání najmout někoho jiného než na realizaci, protože jen tak máte jistotu, že zadání bude 100% kompletní, a že se něco nenechá interně v Asaně, či jiném projektovém nástroji.

Řešení, které vám usnadní práci jednou pro vždy

Pokud se i tak rozhodnete zadání tvořit sami, nebo jste agentura a potřebujete vypracované podklady, máte štěstí. Vytvořil jsem totiž UX Kit. Kit obsahuje všechny body, o kterých jsme se tu bavili a ke každému má sérii otázek, které vám pomohou celý dokument vytvořit. 

Samozřejmostí je i samotná šablona dokumentu ve více formátech, takže máte jistotu, že nakonec pošlete hezké, čisté a jasné PDF, které každý pochopí a každý se v něm zorientuje.

Kit využívám na každé zakázce a ke koupi máte doživotní aktualizace zdarma, protože jak jsem psal výše, s každým novým projektem proces dopilovávám a ladím.

Zjistit více

Autor článku

Šimon jůn

Jmenuji se Šimon a jsem UX & Product designer. Navrhuji a optimalizuji weby, aplikace nebo produkty tak, aby byly pro zákazníka přívětivé a intuitivní. A dost často o tom pak něco napíšu.